Пояснення

до плану розвитку архівної справи в архівному секторі

Сквирської райдержадміністрації на 2018 рік

( форма 101)

1. 1.      Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

            Архівний  сектор  Сквирської районної державної адміністрації планує свою діяльність на 2018 рік відповідно до  Правил роботи архівних установ  України.

В 2017 році архівним сектором планується :

1.2  Відремонтувати 60 аркушів документів 3  фондів : Сквирська міська рада, Пищиківської,  Шамраївської сільських рад.

1.3.  Згідно графіка науково-технічного опрацювання  архівних документів  в 2018  році планується здійснити цю роботу в 7 (семи ) організаціях   та установах  підлягає опрацюванню 210 справ.

1.6. На державне зберігання буде  прийнято 130 (  сто тридцять ) справ. ( План-звіт додається). Термін передачі документів в архів, буде доведено кожній установі, організації.

1.7.По виконанню завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ  на 2015-2019 роки в  2018 році планується здійснити перевіряння наявності і стану справ у 7  фондах в кількості 2009 справ. : Ф.103 Безугляцька  сільська рада, Ф.107 Безпечанська сільська рада, Ф. 108 Таборівська сільська рада, Ф. 259 Рибчинецька сільська рада,

Ф.115 КСП « Антонів» с. Антонів , Ф.116 КСП « Буківське» с. Буки, ф. № 117КСП « Великоєрчиківське « с. Великі Єрчики  , ф.118 КСП «Червоний лан» с. Горобіївка, ф. № 120» КСП ім. Першого Травня с. Камяна Гребля, ф. 121 КСП

 « Каленнівське» с. Каленна Перевірка наявності та фізичного стану документів НАФ, що зберігають юридичні та фізичні особи ( установи списку № 1) Чубинецька  сільська рада ( 2010-2014 роки) – 46 справа.

      Відповідна інформація буде подаватись до ДАКО про хід їх виконання у встановлені терміни.

1. 2.      Створення та розвиток довідкового апарату документів НАФ

   2.3. Продовжуватиметься робота по каталогізації, і зокрема, рішень по фонду

№ 12 ( Сквирська міська  рада) за 2009 рік.  Буде опрацьовано 10 справ  та занесені 300 карточок універсального каталогу рішень виконавчого комітету та сесій  Сквирської міської ради  про надання дозволу на розробку проекту технічної документації на земельні ділянки, взяття на квартирний облік, визнання права власності на житлові будинки, виділення земельних ділянок .

3.2. Організація роботи ЕПК  

3.2.1.  В 2018 році планується схвалення описів управлінської документації в кількості 130 одиниць зберігання.  Описи постійного зберігання, номенклатури справ, акти про вилучення до знищення документів не внесених до Національного архівного фонду схвалені на ЕК установ, організацій направлятимуться для схвалення та затвердження до ЕПК ДАКО.

3.2.2. В 2018 році  планується погодження описів з особового складу в кількості 80 одиниць зберігання. Описи справ з особового складу  погодженні на ЕК установ, організацій направлятимуться для погодження  до ЕПК ДАКО.

Планується згідно з графіком , в процесі упорядкування документів установ, організацій, надавати консультаційно-методичну допомогу в складанні номенклатури справ, положень про експертну комісію та архівні підрозділи.  В 2018 році на засіданні ЕК планується схвалити 15 номенклатур справ.

3.3. Експертиза цінності документів завершена, тому не планується.

3.4. Упорядкування документів на договірних засадах управлінської документації постійного зберігання планується в  2018  році в кількості 130 од.зб.

3.5. Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи

3.5.1.  В 2018 році  буде проведено 4 (чотири ) комплексних  та 4 (чотири)    контрольних перевірок роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів . Результати перевірок  відображатимуться в облікових документах. Вживатимуться заходи щодо поліпшення стану діловодства в архівних підрозділах. За рахунок упорядкованих документів , формуватимуться наглядові справи, доповнюватимуться  новими обліковими даними.

В 2018 році планується продовження проведення паспортизації  архівних підрозділів установ , підприємств і організацій у зоні комплектування  архівного сектору.

3.5.3.1.  З відповідальними за роботу архівних підрозділів , проводитимуться наради, надаватимуться консультації, заплановано провести 2 наради для працівників діловодних, експертних служб на які будуть запрошені  35 слухачів.

            4. Використання інформації документів НАФ

Вестиметься діловодство сектору, складатимуться інформації , плани-звіти,   довідки про роботу . Вирішуватимуться господарські питання. На засіданнях колегії  виноситимуться питання і вноситимуться пропозиції, щодо покращення матеріально-технічної бази архівного сектору .

4.2. Виконання  тематичних запитів 120 довідок та соціально-правового характеру 30 довідок, розглянути 150 звернень громадян на особистому прийомі , забезпечити ведення обліку та реєстрацію запитів про надання консультацій.

4.3. Продовжити співпрацю з  районною газетою « Вісник Сквирщини » підготовити статтю  до святкування дня архівіста, та місцевим радіомовленням .

4.4. Планується організувати роботу 40 дослідників у читальному залі та видати для вивчення 300 справ.

В 2018 році планується  робота по складанню карток фондів, що зберігаються в архівному секторі  та складання відомостей про зміни у складі та обсязі фондів та подання їх до ДАКО.

В 2018  році планується розміщувати нові відомості  та оприлюднювати інформацію про роботу архівного сектору на власній сторінці веб-сайту 

« електронна мережа архівів Київської області».

            5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівного сектору, їх охоронної та пожежної безпеки.

5.1. На виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» вжити заходів щодо посилення охоронної та пожежної безпеки архівних приміщень, забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій.

-         Збільшити бюджет часу для консультування та надання практичної допомоги з усіх питань діловодства та архівної справи ;

-         Один раз на півроку проводить наради – навчання з керівниками  та відповідальними за діловодство в установах - фондоутворювачах  списку №1 джерел формування НАФ;

-         Провести роботу по виявленню установ-джерел формування Національного архівного фонду, у діяльності яких утворюються електронні документи з електронним цифровим підписом;

Забезпечити щоденне поновлення інформації на власному сайті в електронній мережі архівів Київщини ведення електронних журналів, наповнення універсального каталогу.

21 листопада 2017 року

Завідувач  архівним сектором

Сквирської райдержадміністрації                                                          О.П.Гетманчук