Пояснення

до плану розвитку архівної справи в архівному секторі

Сквирської райдержадміністрації на 2019 рік

( форма 101)

1. 1.      Забезпечення збереженості та державний облік документів НАФ

            Архівний  сектор  Сквирської районної державної адміністрації планує свою діяльність на 2019 рік відповідно до  Правил роботи архівних установ  України.

В 2019 році архівним сектором планується :

1.2  Відремонтувати 50 аркушів документів в 3  фондах : Сквирська міська рада, Сквирська районна рада ,   Шамраївська сільська рада.

1.3.  Згідно графіка науково-технічного опрацювання  архівних документів  в 2019  році планується здійснити цю роботу в 10 (десяти ) організаціях   та установах  підлягає опрацюванню 220 справ.

1.6. На державне зберігання буде  прийнято 140 (  сто сорок ) справ. ( План-звіт додається). Термін передачі документів в архів, буде доведено кожній установі, організації.

1.7.По виконанню завдань, передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ  на 2015-2019 роки в  2019 році планується здійснити перевіряння наявності і стану справ у 10  фондах в кількості 1107 справ. : Ф.124 КСП « Світанок» с. Миньківці, Ф.125 КСП ім.. Шевченка с. Лаврики , Ф. 127 КСП « Оріховецьке» с. Оріховець, Ф. 128 КСП

 « Колос» с. Пустоварівка, ф. 134  КСП « Зоря» с. Токарівка , ф. 135 КСП « Нове життя» с. Терешки, ф. № 136 КСП « Прогрес» с. Шапіївка, ф. 137 КСП « Дружба» с. Шаліївка, ф. 138 КСП « Маяк» с. Рибчинці.

Перевірка наявності та фізичного стану документів НАФ, що зберігають юридичні та фізичні особи ( установи списку № 1) Рудянська  сільська рада ( 2015-2018 роки) – 36 справ .

      Відповідна інформація буде подаватись до ДАКО про хід їх виконання у встановлені терміни.

1. 2.      Створення та розвиток довідкового апарату документів НАФ

   2.3. Продовжуватиметься робота по каталогізації, і зокрема, рішень по фонду

№ 12 ( Сквирська міська  рада) за 2010 рік.  Буде опрацьовано 10 справ  та занесені 300 карточок універсального каталогу рішень виконавчого комітету та сесій  Сквирської міської ради  про надання дозволу на розробку проекту технічної документації на земельні ділянки, взяття на квартирний облік, визнання права власності на житлові будинки, виділення земельних ділянок .

3.2. Організація роботи ЕПК  

3.2.1.  В 2019 році планується схвалення описів управлінської документації в кількості 140 одиниць зберігання.  Описи постійного зберігання, номенклатури справ, акти про вилучення до знищення документів не внесених до Національного архівного фонду схвалені на ЕК установ, організацій направлятимуться для схвалення та затвердження до ЕПК ДАКО.

3.2.2. В 2019 році  планується погодження описів з особового складу в кількості 40 одиниць зберігання. Описи справ з особового складу  погодженні на ЕК установ, організацій направлятимуться для погодження  до ЕПК ДАКО.

Планується згідно з графіком , в процесі упорядкування документів установ, організацій, надавати консультаційно-методичну допомогу в складанні номенклатури справ, положень про експертну комісію та архівні підрозділи.  В 2019 році на засіданні ЕК планується схвалити 15 номенклатур справ.

3.3. Експертиза цінності документів завершена, тому не планується.

3.4. Упорядкування документів на договірних засадах управлінської документації постійного зберігання планується в  2019  році в кількості 140 од.зб.

3.5. Здійснення контролю за станом діловодства та архівної справи

3.5.1.  В 2019 році планується  провести  4 (чотири ) комплексних  та 4 (чотири)    контрольних перевірки роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів . Результати перевірок  відображатимуться в облікових документах. Вживатимуться заходи щодо поліпшення стану діловодства в архівних підрозділах. За рахунок упорядкованих документів , формуватимуться наглядові справи, доповнюватимуться  новими обліковими даними.

В 2019 році планується продовження проведення паспортизації  архівних підрозділів установ , підприємств і організацій у зоні комплектування  архівного сектору.

3.5.3.1.  З відповідальними за роботу архівних підрозділів , проводитимуться наради, надаватимуться консультації, заплановано провести 1 наради для працівників діловодних, експертних служб на які будуть запрошені  30 слухачів.

            4. Використання інформації документів НАФ

Вестиметься діловодство сектору, складатимуться інформації , плани-звіти,   довідки про роботу . Вирішуватимуться господарські питання. На засіданнях колегії  виноситимуться питання і вноситимуться пропозиції, щодо покращення матеріально-технічної бази архівного сектору .

4.2. Виконання  тематичних запитів 120 довідок та соціально-правового характеру 30 довідок, розглянути 150 звернень громадян на особистому прийомі , забезпечити ведення обліку та реєстрацію запитів про надання консультацій.

4.3. Продовжити співпрацю з  районною газетою « Вісник Сквирщини » підготовити статтю  до святкування дня архівіста, та місцевим радіомовленням .

            Проведення фотодокументальних виставок до 100- річчя проголошення Ата Злуки Української Народної Республіки і Західноукраїнської Народної Республіки; 205-ї річниці від дня народження Т.Г.Шевченка; 75-ї річниці вигнання нацистських окупантів із України; Вшанування пам’яті жертв голодомору 1932-1933 роках.

4.4. Планується організувати роботу 40 дослідників у читальному залі та видати для вивчення 300 справ.

В 2019 році планується  робота по складанню карток фондів, що зберігаються в архівному секторі  та складання відомостей про зміни у складі та обсязі фондів та подання їх до ДАКО.

В 2019  році планується розміщувати нові відомості  та оприлюднювати інформацію про роботу архівного сектору на власній сторінці веб-сайту 

« електронна мережа архівів Київської області».

            5. Зміцнення матеріально-технічної бази архівного сектору, їх охоронної та пожежної безпеки.

5.1. На виконання завдань і заходів, визначених наказом Укрдержархіву від 15.08.2012 № 145 «Про посилення протипожежного захисту в архівних установах» та наказу Державного архіву Київської області від 22.08.2012 № 60 «Про посилення протипожежного захисту в архівних відділах райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівах» вжити заходів щодо посилення охоронної та пожежної безпеки архівних приміщень, забезпечення надійності експлуатації їх інженерних мереж та комунікацій.

-      Збільшити бюджет часу для консультування та надання практичної допомоги з усіх питань діловодства та архівної справи ;

-   Здійснити заходи щодо  переведення в електронну форму довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, зокрема удосконалення  описів;

-  Проводить наради – навчання з керівниками  та відповідальними за діловодство в установах - фондоутворювачах  списку №1 джерел формування НАФ;

-   Провести роботу по виявленню установ-джерел формування Національного архівного фонду, у діяльності яких утворюються електронні документи з електронним цифровим підписом;

  -  Забезпечити щоденне поновлення інформації на власному сайті в електронній мережі архівів Київщини ведення електронних журналів, наповнення універсального каталогу.

13 листопада  2018 року

Завідувач  архівного сектору

Сквирської райдержадміністрації                                                       О.ГЕТМАНЧУК