Звіт

про роботу архівного сектору  Сквирської РДА за 2015  рік

1. Основні організаційні заходи

1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.

-         В 2015 році  архівним сектором здійснено заходи щодо виконання завдань передбачених Планом заходів щодо здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2012-2014 роки.

1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад.

-         В 2015 році розроблені заходи щодо забезпечення пожежної безпеки в архівному секторі на 2015 рік

-         Згідно доручення голови Київської обласної адміністрації № 57-1 від 16 травня 2012 року в архівному секторі  була відремонтована пожежна сигналізація, яка підключена до крикуна та забезпечено доступ архівного сектору до мережі Інтернет.

В травні  2015 року були перезаряджені 2 порошкові вогнегасники.

1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду.

-         Підготовлено та подано в Сквирську райдержадміністрацію 12 пропозицій та 12 інформацій.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

-         У  вересні 2015 року  брала участь у засіданні колегії  райдержадміністрації на якій звітувалась про виконану роботу архівного  сектору   за 9 місяців 2015 року та подала на розгляд колегії проблеми , які існують в секторі.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

-         Не розроблялись

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

-         Здійснено 12 комплексних та 3 контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів. Складені акти перевірок, які зберігаються в наглядовій справі.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

-         Проведено навчання з 46 працівниками  експертних та архівних  служб установ по організації роботи експертних комісій. Їм видано « Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації». Проведено 29 консультацій  з питань ведення діловодства, складання номенклатури справ та інших актів. 

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

-  Не готувались.

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

-         В  Сквирському районі створений та функціонує комунальна установа « Об’єднаний  трудовий архів міської та сільських рад Сквирського району». Працівникам  трудового архіву надається методична допомога щодо прийняття та зберігання документів, що не належать до НАФ. В архіві на зберіганні знаходиться 12611  одиниць зберігання з особового складу. Площа архівосховища трудового архіву складає 75,7 кв. м.

 Трудовий архів при Мовчанівській сільській раді , ліквідований. Документи з особового складу в кількості  332 одиниці зберігання передані на зберігання до трудового  архіву.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

-         У сховищах складені та розміщені постелажні та по фондові топографічні покажчики. Документи зберігаються на стелажах у картонажах. Справи закартановані , на картонажах наклеєні ярлики. З метою постійного зберігання документів в архівосховищах постійно підтримується відповідний температурно -вологісний режим. Відносна вологість не перевищує норм і складає  53-54 відсотки, температура повітря за Цельсієм досягає 19-23 градусів. В архівному секторі  є в наявності 3 психрометричних гігрометри для контролю температурно-вологісного режиму.  Два рази на тиждень показники контрольно-вимірювальних приладів фіксуються у реєстраційному журналі. Документи зберігаються в трьох архівосховищах у картонних коробках.  Санітарно-гігієнічні роботи в приміщенні архівного сектору здійснюється постійно.  Один раз на місяць проводиться санітарний день під час якого здійснюється знепилення коробок з документами у сховищах. Відведені резервні місця для приймання документів в наступні роки. Документів , заражених грибковою  пліснявою , немає.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

-   За 2015 рік до архівного сектору надійшло 17 частин фондів.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

-          Не виявлено.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

-         Із 17  фондів в яких проведено науково-технічне опрацювання документів та описання  за 2015 рік , важливими є документи  Сквирської міської ради,  сільських рад ( протоколи  сесій  та виконкомів ). В яких відображені питання щодо виділення земельних ділянок,  дозвіл на виготовлення державних актів, дозвіл на будівництво житлових будинків. Проведена каталогізація документів  по фонду , складено 470 карток із 16 справ по тематиці: дозвіл на право приватної власності на землю громадян, дозвіл на будівництво, узаконення самовільного будівництва житлових будинків та господарських споруд. Удосконалення та переробка описів завершена.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

-         Не проводилась.

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

-         Не проводилось.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

-         В 2015 році  на  засіданні ЕК  архівного сектору схвалено  37 номенклатур  справ організацій , установ джерел комплектування архіву, 2 положення про експертну комісію ,  4 положення про архівний підрозділ та 2 інструкції з діловодства.

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах.

-         Здійснено 12 комплексних та 3 контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів. Про що складені акти , які зберігаються в наглядовій справі.

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

-         Проведено 2 семінари з секретарями та бухгалтерами установ, організацій з питань ведення діловодства, складання номенклатури справ та інших актів були присутні 46 працівників органів місцевого самоврядування,установ.

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

-         Дві радіопередачі про роботу архівного сектору за 9 місяців   2015 року та за рік.

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

-         Проведено дві екскурсії-лекції  з учнями 5-х класів Сквирської школи № 3 ім. Тисменецького.

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

-         Тематика досліджень переважала земельна: приватизація та виділення земельних ділянок, дозвіл на будівництво. Іноземних користувачів не було.

5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

-         В читальному залі працювало 55 користувачів ними використано для роботи 475 справ.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.

-         Робота не проводилась.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ

-         Робота не проводилась.

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

-         На особистому прийомі громадянам  надавались  консультації та проводились роз’яснення з питань приватизації земельних ділянок. Складена картотека по фонду № 12 Сквирська міська рада по питаннях виділення земельних ділянок, дозвіл на будівництво житлових будинків та  господарських споруд . Створена веб-сторінка архівного сектору  на якій розміщена інформація про діяльність сектору . До електронного каталогу вносяться рішення Сквирської міської ради.

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

-         Не видавались.

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

-         Відсутні.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

-         Відсутні

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

-         Відсутні

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню;

-         Дві  радіопередачі  про роботу архівного сектору  за 9 місяців   2015 року та за рік. Опублікована одна   стаття в районній  газеті

« Вісник Сквирщини ».

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

-         Видано 125  довідок тематичного характеру на платній основі.

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

-         В поточному році  переважала тематика соціально - правового характеру - це  підтвердження трудового стажу ( прийняття та звільнення з членів колгоспу та КСП, депутатська діяльність). Зменшується кількість звернень громадян в зв’язку з функціонуванням Трудового архіву. В 2015 році видано 50 довідок соціально-правового характеру.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

-         Не працювали.

Завідувач архівним сектором                                             О.П.Гетманчук

08.12.2015 р.