Звіт

про роботу архівного сектору

Сквирської РДА за 2017  рік

1. Основні організаційні заходи

1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання.

-          

1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпо­ряджень державних адміністрацій, рішень рад.

-           Згідно доручення голови Київської обласної адміністрації № 57-1 від 16 травня 2012 року в архівному секторі  була відремонтована пожежна сигналізація, яка підключена до крикуна та забезпечено доступ архівного сектору до мережі Інтернет.

В травні  2017 року були перезаряджені 2 порошкові вогнегасники.

1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів вико­навчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, ін­формацій та ін., результати їх розгляду.

-           Підготовлено та подано в Сквирську райдержадміністрацію 12 пропозицій та 12 інформацій.

1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік роз­глянутих питань.

-           У лютому 2017 року  брала участь у засіданні колегії  райдержадміністрації на якій звітувалась про виконану роботу архівного  сектору   за   2017 рік  та подала на розгляд колегії проблемні питання ,  які існують в архівному секторі.

1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано.

-           Не розроблялись

1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних пе­ревірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів.

-           Здійснено 4 комплексних та 4 контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів. Складені акти перевірок, які зберігаються в наглядовій справі.

1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами.

-           Проведено навчання з 40 працівниками  експертних та архівних  служб установ по організації роботи експертних комісій. Їм видано « Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації». Проведено 27 консультацій  з питань ведення діловодства, складання номенклатури справ та інших актів. 

1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів.

-  Не готувались.

1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість).

-           В  Сквирському районі створений та функціонує комунальна установа « Об’єднаний  трудовий архів міської та сільських рад Сквирського району». Працівникам  трудового архіву надається методична допомога щодо прийняття та зберігання документів, що не належать до НАФ. В архіві на зберіганні знаходиться 13818  одиниць зберігання з особового складу. Площа архівосховища трудового архіву складає 75,7 кв. м.

 Трудовий архів при Мовчанівській сільській раді , ліквідований. Документи з особового складу в кількості  332 одиниці зберігання передані на зберігання до трудового  архіву.

2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду.

2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання доку­мен­тів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наяв­ністю та фізичним станом документів.

-           У сховищах складені та розміщені постелажні та по фондові топографічні покажчики. Документи зберігаються на стелажах у картонажах. Справи всі  закартановані , на картонажах наклеєні ярлики. З метою постійного зберігання документів в архівосховищах постійно підтримується відповідний температурно -вологісний режим. Відносна вологість не перевищує норм і складає  53-54 відсотки, температура повітря за Цельсієм досягає 19-23 градусів. В архівному секторі  є в наявності 3 психрометричних гігрометри для контролю температурно-вологісного режиму.  Два рази на тиждень показники контрольно-вимірювальних приладів фіксуються у реєстраційному журналі. Документи зберігаються в трьох архівосховищах у картонних коробках.  Санітарно-гігієнічні роботи в приміщенні архівного сектору здійснюється постійно.  Один раз на місяць проводиться санітарний день під час якого здійснюється знепилення коробок з документами у сховищах. Відведені резервні місця для приймання документів в наступні роки. Документів , заражених грибковою  пліснявою , немає.

2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році.

-   За 2017 рік до архівного сектору надійшли 1 фонд та 21 частина фондів.

2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культур­ної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України.

-          Не виявлено.

3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду.

3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація.

-           Із 22 фондів в яких проведено науково-технічне опрацювання документів та описання  важливими є документи  Сквирської районної державної адміністрації, Сквирська міська рада, Сквирська районна рада,   ( протоколи  сесій  та виконкомів). В яких відображені питання щодо виділення земельних ділянок,  дозвіл на виготовлення державних актів, дозвіл на будівництво житлових будинків. Проведена каталогізація документів  по фонду , складено 350 карток із 10 справ по тематиці: дозвіл на право приватної власності на землю громадян, дозвіл на будівництво, узаконення самовільного будівництва житлових будинків та господарських споруд. Удосконалення та переробка описів завершена.

3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких прово­дилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році.

-           Не проводилась.

3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошуко­вих систем.

-           Не проводилось.

4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій.

4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій.

-           В 2017 році  на  засіданні ЕК  архівного сектору схвалено  30 номенклатур  справ організацій , установ джерел комплектування архіву, 2 положення про експертну комісію ,  2 положення про архівний підрозділ.

4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах.

-           Здійснено 4 комплексних та 4 контрольних перевірянь роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів. Про що складені акти , які зберігаються в наглядовій справі.

4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика.

-           Проведено 2 наради з секретарями та бухгалтерами установ, організацій з питань ведення діловодства, складання номенклатури справ та інших актів були присутні 40 працівників органів місцевого самоврядування, установ.

5. Використання інформації документів НАФ.

5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепере­дач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву.

- Одна  радіопередача про роботу архівного сектору за 2017 рік .

5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році.

-          

5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користу­вачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів.

-           Тематика досліджень переважала земельна: приватизація та виділення земельних ділянок, дозвіл на будівництво. Іноземних користувачів не було.

5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі.

-           В читальному залі працювало 50 користувачів ними використано для роботи 450 справ.

5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році.

-           Робота не проводилась.

5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ

-           Робота не проводилась.

5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань).

-           На особистому прийомі громадянам  надавались  консультації та проводились роз’яснення з питань приватизації земельних ділянок. Складена картотека по фонду № 12 Сквирська міська рада по питаннях виділення земельних ділянок, дозвіл на будівництво житлових будинків та  господарських споруд . Створена веб-сторінка архівного сектору  на якій розміщена інформація про діяльність сектору . До електронного каталогу вносяться рішення Сквирської міської ради.

5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років.

-           Не видавались.

5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року.

-           Відсутні.

5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи.

-           Відсутні

5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду).

-           Відсутні

5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню;

-           Одна радіопередача  про роботу архівного сектору  за    2017 рік  . Опублікована одна   стаття в районній  газеті « Вісник Сквирщини».          

5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі.

-           Видано 145  довідок тематичного характеру на платній основі (виділення земельних ділянок, приватизація, дозвіл на будівництво)

5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році.

-           В поточному році  переважала тематика соціально - правового характеру - це  підтвердження трудового стажу ( прийняття та звільнення з членів колгоспу та КСП, депутатська діяльність). Зменшується кількість звернень громадян в зв’язку з функціонуванням Трудового архіву. В 2017 році видано 50 довідок соціально-правового характеру.

5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями.

-           Не працювали.

Завідувач архівним сектором                                                   О.П.Гетманчук

05.12.2017 р.

Пояснення до форми  звіту № 201  за 2018 рік

1.2  У 2018  році архівним сектором  Сквирської РДА відремонтовано 60 аркушів з паперовою основою у 15 справах.

1.3. Відповідно до Правил оправлено і підшито 465 одиниць зберігання при плані 210, що складає 220 відсотків.

1.6. З плану 130 проведено картонування  321 одиниць зберігання , або 247 відсотки. Продовжувалась каталогізація рішень  управлінської  документації.  Складено 300 карток із 10 справ по фонду № 12  (Сквирська міська  рада  ) за 2010 рік  по тематиці: дозвіл на видачу державних актів на право приватної власності на землю громадян, дозвіл на будівництво, узаконення самовільно збудованих житлових будинків та господарських споруд.

3.1.На державне зберігання прийнято 321 одиниця зберігання  із 10 установ та організацій району  при плані 130. Схвалено на ЕПК управлінської документації  349 одиниць зберігання  при плані 130.

3.2.2. Схвалено  15 номенклатур  справ організацій, установ, джерел комплектування, 4 положення про експертну комісію , 2 положення про архівний підрозділ, 5 інструкцій з діловодства.

3.4. Упорядковано на договірних засадах: управлінської документації постійного зберігання  349 одиниць зберігання та 116  одиниць  з особового складу.

3.5.1.Відповідно до листа Державного архіву Київської області контрольні та комплексні перевірки роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів були відмінені.

3.5.3. Проведено навчання з 40 працівниками експертних та архівних  служб установ по організації роботи експертних комісій. Їм видано « Типове положення про експертну комісію державного органу,  місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації». Проведено 26 консультацій з секретарями та бухгалтерами установ, організацій з питань ведення діловодства, складання номенклатури справ та інших актів.

 4.2. На особистому прийомі розглянуто 190  звернень громадян при плані 150, що складає  127 відсотків. З плану 120 тематичних запитів  виконано 140 запитів   із них 138 із позитивним результатом , соціально - правового характеру виконано 50 при плані 30, що складає 167 відсотків.

4.4. В читальному залі працювало 40 користувачів,  ними використані для роботи 350 справ.

За рахунок надходжень від надання платних послуг архівним сектором     закуплені  канцтовари , проводиться щомісячна оплата за  користування Інтернетом,   проведено перезарядження 4 вогнегасників, придбано 1 вогнегасник , 50 картонажів, встановлені металеві грати на вікна.

Завідувач архівного сектору                                                                 О.ГЕТМАНЧУК

10.12.2018 р.