|
Архівний сектор Сквирської райдержадміністрації Київської області |
|
|
Звіт Підсумки роботи архіву за 2018 рік Звіт про роботу архівного сектору Сквирської РДА за 2018 рік
1. Основні організаційні заходи 1.1. Кількість підготовлених і внесених в установленому порядку проектів рішень, розпоряджень органів вищого рівня, із них прийнятих, та конкретні заходи щодо їх виконання. - 1.2. Здійснено заходи щодо виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов, розпоряджень та доручень Кабінету Міністрів України, наказів Держкомархіву України, розпоряджень державних адміністрацій, рішень рад. - В травні 2018 року були перезаряджені 4 порошкові вогнегасники та придбано 1 вогнегасник. 1.3. Кількість підготовлених і поданих до місцевих органів виконавчої влади і органів місцевого самоврядування доповідних записок, інформацій та ін., результати їх розгляду. - Підготовлено та подано в Сквирську райдержадміністрацію 12 пропозицій та 12 інформацій. 1.4. Кількість проведених засідань дирекцій, колегій та перелік розглянутих питань. - У червні 2018 року брала участь у засіданні апаратної наради райдержадміністрації на якій звітувалась про виконану роботу архівного сектору за 1 півріччя 2018 року та подала на розгляд голови про проблемні питання , які існують в архівному секторі. 1.5. Розроблено нормативно-правових актів, у т.ч. тих, що підлягають державній реєстрації, з них зареєстровано. - Не розроблялись 1.6. Кількість здійснених комплексних, тематичних, контрольних перевірок архівних відділів райдержадміністрацій і міських архівів. - На виконання листа Державного архіву Київської області контрольні та комплексні перевірки роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів були відмінені . 1.7. Проведено нарад, семінарів, конференцій, круглих столів, їхня тематика; взято участь у нарадах, що проводилися іншими установами. - Проведено навчання з 40 працівниками експертних та архівних служб установ по організації роботи експертних комісій. Їм видано « Типове положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного та комунального підприємства, установи та організації». Проведено 26 консультацій з питань ведення діловодства, складання номенклатури справ та інших актів. 1.8. Підготовлено оглядових і узагальнюючих документів. - Не готувались. 1.9. Здійснено заходи щодо розвитку мережі архівів для зберігання документів, що не входять до складу НАФ (їх загальна кількість). - В Сквирському районі створений та функціонує комунальна установа « Об’єднаний трудовий архів міської та сільських рад Сквирського району». Працівникам трудового архіву надається методична допомога щодо прийняття та зберігання документів, що не належать до НАФ. В архіві на зберіганні знаходиться 13966 одиниць зберігання з особового складу. Площа архівосховища трудового архіву складає 56,10 кв. м. Трудовий архів при Мовчанівській сільській раді , ліквідований. Документи з особового складу в кількості 332 одиниці зберігання передані на зберігання до трудового архіву.
2. Забезпечення збереженості та державний облік документів Національного архівного фонду. 2.1. Проведення заходів щодо поліпшення умов зберігання документів, оптимального розміщення в архівосховищах, контролю за наявністю та фізичним станом документів. - В 2018 році придбано 51 металевий стелаж загальною протяжністю 490 погоних метрів. У сховищах складені та розміщені постелажні та по фондові топографічні покажчики. Документи зберігаються на стелажах у картонажах. Справи всі закартановані , на картонажах наклеєні ярлики. З метою постійного зберігання документів в архівосховищах постійно підтримується відповідний температурно -вологісний режим. Відносна вологість не перевищує норм і складає 53-54 відсотки, температура повітря за Цельсієм досягає 19-23 градусів. В архівному секторі є в наявності 3 психрометричних гігрометри для контролю температурно-вологісного режиму. Два рази на тиждень показники контрольно-вимірювальних приладів фіксуються у реєстраційному журналі. Документи зберігаються в трьох архівосховищах у картонних коробках. Санітарно-гігієнічні роботи в приміщенні архівного сектору здійснюється постійно. Один раз на місяць проводиться санітарний день під час якого здійснюється знепилення коробок з документами у сховищах. Відведені резервні місця для приймання документів в наступні роки. Документів , заражених грибковою пліснявою , немає. 2.2. Відомості про кількість фондів і частин фондів, що надійшли до архіву у звітному році. - За 2018 рік до архівного сектору надійшли 10 частин фондів. 2.3. Відомості про кількість виявлених документів історико-культурної спадщини, що знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії України. - Не виявлено.
3. Створення та розвиток науково-довідкового апарату до документів Національного архівного фонду. 3.1. Назви найважливіших фондів, в яких проведено описання документів, удосконалення та перероблення описів, каталогізація. - Із 10 фондів в яких проведено науково-технічне опрацювання документів та описання важливими є документи Сквирської районної державної адміністрації, Сквирська міська рада, ( протоколи сесій та виконкомів). В яких відображені питання щодо виділення земельних ділянок, дозвіл на виготовлення державних актів, дозвіл на будівництво житлових будинків. Проведена каталогізація документів по фонду , складено 300 карток із 10 справ по тематиці: дозвіл на право приватної власності на землю громадян, дозвіл на будівництво, узаконення самовільного будівництва житлових будинків та господарських споруд. Удосконалення та переробка описів завершена. 3.2. Назви довідково-інформаційних видань, підготовка яких проводилася у звітному році; етапи роботи з підготовки видань у звітному році. - Не проводилась. 3.3. Впровадження в архіві автоматизованих інформаційно-пошукових систем. - Не проводилось.
4. Формування Національного архівного фонду. Експертиза цінності документів. Організація зберігання документів НАФ в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій. 4.1. Кількість погоджених архівом положень про архівні підрозділи, діловодні служби, експертні комісії, інструкцій з діловодства. Кількість погоджених архівом номенклатур справ підприємств, установ і організацій-джерел комплектування архівів, окремо – кількість погоджених номенклатур справ інших підприємств, установ і організацій. - В 2018 році на засіданні ЕК архівного сектору схвалено 15 номенклатур справ організацій , установ джерел комплектування архіву, 4 положення про експертну комісію , 2 положення про архівний підрозділ, 5 інструкцій з діловодства. 4.2. Кількість здійснених комплексних, тематичних та контрольних перевірок роботи з документами в установах, організаціях і підприємствах. - На виконання листа Державного архіву Київської області контрольні та комплексні перевірки роботи архівних підрозділів з питань ведення діловодства та зберігання документів були відмінені. 4.4. Проведення нарад, семінарів із працівниками діловодних служб і архівних підрозділів, їхня тематика. - Проведено 2 наради з секретарями та бухгалтерами установ, організацій з питань ведення діловодства, складання номенклатури справ та інших актів були присутні 40 працівників органів місцевого самоврядування, установ.
5. Використання інформації документів НАФ. 5.1. Тематика інформаційних документів, виставок, радіо-телепередач, публікацій у пресі, плакатів, альбомів за документами архіву. - Одна радіопередача про роботу архівного сектору за 1 півріччя 2018 року. 5.2. Тематика зустрічей із громадськістю, вечорів, лекцій, екскурсій; інших форм використання інформації документів НАФ, які були здійснені у звітному році. - 5.3. Найцікавіша тематика досліджень, які проводилися користувачами у читальному залі архіву; інформація про іноземних користувачів. - Тематика досліджень переважала земельна: приватизація та виділення земельних ділянок, дозвіл на будівництво. Іноземних користувачів не було. 5.4. Кількість виданих од. зб., якими користувались у читальному залі. - В читальному залі працювало 40 користувачів ними використано для роботи 350 справ. 5.5. Назви збірників документів, над підготовкою яких працював архів; етапи виконаних робіт у звітному році. - Робота не проводилась. 5.6. Хід виконання роботи з розсекречування документів НАФ - Робота не проводилась. 5.7. Заходи, вжиті на виконання доручень Уряду, спрямованих на поліпшення організації роботи із зверненнями громадян у напрямку активізації роботи з соціального захисту, заходи, вжиті архівом для поліпшення роботи із зверненнями громадян (наявність баз даних, надання консультацій і роз’яснень з найбільш актуальних питань, що порушуються громадянами у зверненнях на сторінках ЗМІ, запровадження консультативних веб-сторінок “Звернення громадян” на офіційних веб-порталах, ведення інформаційно-пошукових систем обліку звернень громадян і контролю за вирішенням порушених у них питань). - На особистому прийомі громадянам надавались консультації та проводились роз’яснення з питань приватизації земельних ділянок. Складена картотека по фонду № 12 Сквирська міська рада по питаннях виділення земельних ділянок, дозвіл на будівництво житлових будинків та господарських споруд . Створена веб-сторінка архівного сектору на якій розміщена інформація про діяльність сектору . До електронного каталогу вносяться рішення Сквирської міської ради. 5.8. Кількість запитів щодо підтвердження трудового стажу для призначення пенсій на пільгових умовах або за вислугу років. - Не видавались. 5.9. Копії міжнародних договорів про співробітництво з архівними установами та іншими організаціями іноземних держав, укладені упродовж року. - Відсутні. 5.10. Виконання зобов’язань за діючими міжнародними договорами про співробітництво в галузі архівної справи. - Відсутні 5.11. Службові відрядження за кордон, проведені міжнародні зустрічі, переговори та участь у міжнародних конференціях, семінарах та інших заходах, що здійснювалися у рамках міжнародного співробітництва упродовж року (поточного року/звітного періоду). - Відсутні 5.12. Форми співробітництва зі ЗМІ, кількість опублікованих статей за документами архівів, прес-конференцій, інтерв’ю, опублікованих на сторінках періодичної преси, виступів по радіо та телебаченню; - Одна радіопередача про роботу архівного сектору за 1 півріччя 2018 року .Опублікована одна стаття в районній газеті «Вісник Сквирщини». 5.13. Кількість та тематичний перелік запитів, що виконуються на платній основі. - Видано 140 довідок тематичного характеру на платній основі (виділення земельних ділянок, приватизація, дозвіл на будівництво) 5.14. Тематика соціально-правових запитів, що переважала у поточному році, та прогноз щодо збільшення (зменшення) кількості звернень тієї чи іншої тематики у наступному році. - В поточному році переважала тематика соціально - правового характеру - це підтвердження трудового стажу ( прийняття та звільнення з членів колгоспу та КСП, депутатська діяльність, навчання в училищі). Зменшується кількість звернень громадян в зв’язку з функціонуванням Трудового архіву. В 2018 році видано 50 довідок соціально-правового характеру. 5.15. Кількість користувачів, що працювали у читальних залах за генеалогічною тематикою, відсоток негативних відповідей, наявність методичних розробок з виконання таких запитів; співпраця з генеалогічними товариствами, іншими організаціями. - Не працювали.
Завідувач архівного сектору О. ГЕТМАНЧУК 10.12.2018 р. |